Les enjeux de la facturation client

Aujourd'hui, environ 95 %* des factures clients émises dans le monde sont encore envoyées au format papier. Le papier implique un processus de matérialisation et de distribution hautement manuel et qui impacte directement la rentabilité de l'entreprise. Cependant, le passage à la facturation électronique représente bien souvent une opération délicate, dès lors que l’approbation des clients est nécessaire et que la conformité avec les normes légales et fiscales doit être garantie.

Les 5 principaux symptômes d’un processus de facturation client non performant

Coût à la facture élevé (envoi + archivage)

Taux d’erreurs de traitement élevé

Suivi non adapté ou inexistant

Délais moyens de paiement trop élevés

Satisfaction client médiocre

5 symptômes facturation client non performante : Visibilité - Productivité - Gestion des risques - Taux d'erreurs - Coût par facture

La gestion des factures clients, un processus complexe

Le principal défi à relever réside dans le caractère fastidieux ou complexe des étapes d'envoi de factures au format papier ou électronique. Nous avons répertorié ci-dessous l'ensemble des contraintes rencontrées par tout responsable en charge des factures clients :

Les enjeux de la facturation papier

	L’impression, source de gaspillage de temps et d’argent : Des imprimantes monopolisées pendant plusieurs heures, voire plusieurs jours. Des changements de cartouche et des bourrages papier fréquents à gérer. Des coûts non négligeables d'investissement machine, de maintenance du parc de matériel et gestion lourde des stocks de papier et de toner.

	Les erreurs de mise sous pli et de mise sous enveloppe : Choix de l'enveloppe en fonction du nombre de pages. Gestion des stocks d'enveloppes par taille En mode manuel avec un nombre différent de pages à gérer, les risques d'erreurs de mélange de factures sont plus importants. Le pliage doit être précis afin de favoriser une insertion correcte dans l'enveloppe. Avec une machine de mise sous pli, l'investissement et la maintenance machine sont élevés.

	Une gestion complexe des affranchissements : En mode manuel, la gestion des stocks de timbres ainsi que le choix du timbre en fonction du poids de la lettre est très complexe. Avec une machine à affranchir, les coûts de location et de maintenance machine sont là aussi élevés.

	Les contraintes horaires de la remise en poste : Avec de faibles volumes en fin de mois, une personne doit consacrer du temps pour se déplacer au guichet postal. Même avec une ramasse programmée, il est parfois difficile de tenir les délais.

Les enjeux de la facturation électronique

	Gérer plusieurs méthodes de diffusion et aider les clients à passer progressivement à la facture électronique En matière de facture électronique signée, l'acceptation du destinaire est requise et doit être matérialisée dans un contrat. Néanmoins, convaincre vos clients de passer à la facture électronique n’est pas toujours évident car cela implique en général qu’ils acceptent de modifier leurs habitudes et leurs applications.

	Mise en conformité : garantie de l'authenticité et de l'intégrité La directive européenne sur la facture électronique 2001/115/CE du 20 décembre 2001, reprise par la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006, a pour objectif de "faciliter" les contrôles de la TVA. Du fait des spécificités de la réglementation en vigueur dans chaque pays, la signature électronique doit correspondre aux règles en vigueur dans chacun des pays émetteur et récepteur de la facture. Il est nécessaire d'apposer des signatures locales à l'aide de plusieurs certificats. En France, les directives sont reprises dans l'articles 289-V du Code Général des Impôts qui exige que les parties concernées garantissent l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques lors de leur transport et de leur stockage.

	Des moyens d'envoi coûteux La mise en place d'un EDI (échange de données informatisé) s'avère coûteuse et complexe et n'est possible que pour certains clients et à partir d'un volume important de factures. L'application de signature électronique nécessite l'installation de certificats spécifiques pour chacun des pays concernés par la transaction effectuée.

	Archivage des factures électroniques Les factures électroniques conservées dans leur format d’origine doivent être archivées de manière sécurisée pendant plusieurs années (10 ans en France). Ceci nécessite de mettre en place des processus de sécurisation spécifiques et entraine des coûts de maintenance et de matériel significatifs. Enfin, Il faut aussi s'assurer que vos clients sont à même d'archiver durablement votre facture électronique.

Si votre entreprise est confrontée à l’un de ces enjeux, découvrez notre solution de gestion des factures clients.

* Billentis